Hoor je vaker vanuit patiënten terug dat een mail niet is aangekomen? Zie je dat mails vanuit Recept Locatie wel verstuurd zijn en worden ze toch niet ontvangen? Het kan inderdaad zijn dat een mail wel verstuurd is, maar door verschillende oorzaken niet aankomt bij de patiënt. In dit item vind je een overzicht van mogelijke oorzaken en hier de oplossing voor.
E-zorg houdt het bericht tegen
Deze oorzaak kan alleen van toepassing zijn als je gebruikt maakt van de E-zorg SMTP server in combinatie met een e-mail adres dat niet door E-zorg wordt gehost. Dit los je op door een E-zorg e-mailadres te koppelen aan de SMTP server in Recept Locatie. Gebruik hiervoor een bestaand e-mailadres of vraag een nieuw e-mailadres aan bij E-zorg. Via de website van E-zorg kan je tot 10 gratis nieuwe e-mailadressen aanvragen. Voor het aanpassen van het e-mailadres in de SMTP server volg de onderstaande stappen:
- Open 'Configuratie' op de Recept Locatie server
- Ga naar het tabblad 'Email en SMS'
- Onder het kopje 'Email instellingen' staan de SMTP server instellingen.
- Voer het E-zorg e-mailadres in en eventueel ook het bijbehorende wachtwoord
- Klik vervolgens op 'Toepassen' en daarna 'Opslaan'. Recept Locatie start opnieuw op
Om te testen of de e-mails nu wel worden verstuurd kan je de SMTP server testen. Het testen kan volgens de volgende stappen:
- Open 'Help' op de Recept Locatie server
- Ga naar 'Test uitvoeren'
- Klik bij de regel 'Verstuur e-mail' op 'Test starten'
- Voer je e-mailadres in en controleer of je de test E-mail hebt ontvangen
Wanneer je een ander SMTP Server hebt dan E-zorg laat het ons dan even weten. Dan moeten we de SMTP server wijzigen en een bijbehorende email adres invoeren.
E-mail is terecht gekomen in de spambox
Laat de desbetreffende patiënt zijn/haar spambox controleren. Dit gaat meestal om @ziggo.nl, @chello.nl, @upcmail.nl, @gmail.com, @hotmail.com e.d. Deze e-mailadressen hebben een spamfilter, welke je niet ziet als je een e-mail leest via een e-mailcliënt zoals Outlook. De Spam map is namelijk alleen zichtbaar via bijv. http://webmail.ziggo.nl. Helaas kunnen wij hier dus niets aan veranderen, patiënten moeten eenmalig in de webmail van hun provider de afzender toestaan.
Provider van de ontvanger houdt e-mail tegen
Het IP-adres van de apotheek moet worden toegevoegd aan het SPF-record van jouw domein, zodat de provider van de ontvanger de e-mails niet meer tegenhoudt.
Wat is een SPF record?
SPF is een afkorting van Sender Policy Framework. Mooie term, maar wat wil dit zeggen? Dit houdt in dat er wordt gecontroleerd of de verzender van een e-mail is gemachtigd om een bericht te verzenden namens de afzender van het bericht. Je wilt deze controle uitvoeren, omdat het kinderlijk eenvoudig is om het adres van de afzender van een e-mail te wijzigen.
Vergelijk het met een kaart die via de normale post wordt verstuurd. Iedereen kan een willekeurig afzenderadres op de achterkant schrijven, waarmee de afzender wordt vervalst. Voor e-mail geldt hetzelfde. In ieder willekeurig e-mailprogramma kun je een e-mailadres opgeven dat je als afzenderadres wilt gebruiken. Zo kun je e-mails versturen uit naam van wie je maar zou willen. Een SPF record is dus een lijst met goedgekeurde hostnames/IP adressen die e-mails mogen versturen vanuit jouw naam/domein, bijvoorbeeld: apotheekpartners.nl
Hoe zoek je het IP-adres van jouw apotheek?
Je kan in Google zoeken 'Show my IP' of What is my IP'. Het gaat hierbij om het IP adres van jouw router. Dit is het IP adres wat naar buiten communiceert. Het publieke IP adres. Of neem contact op met jouw systeembeheerder.
Wie kan dit voor mij doen?
Het bedrijf dat jouw domein beheert kan het IP-adres toevoegen aan het SPF-record. Je beheerder is degene die je voorbeeld: @apotheekpartners.nl beheert.
Is E-zorg jouw domeinbeheerder?
We hebben een generiek SPF record voor als jouw domein wordt beheerd door E-zorg. Geef het volgende aan hen door:
v=spf1 a include:_spf.ezorg.nl -all
Voor Office 365:
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:_spf.ezorg.nl ip4:31.223.171.242 ip4:194.13.164.229~all.
IP van het domein: ip4:31.223.171.242
IP van de computer:ip4:194.13.164.229
@apotheek.nl wordt gebruikt
Als er helemaal geen e-mails worden verstuurd kan het zijn dat er een @apotheek.nl adres is gebruikt om de e-mails te versturen naar de patiënt. Dit MAG NIET gebruikt worden. KNMP is eigenaar van het domein @apotheek.nl en die heeft de beveiliging aangepast waardoor de e-mail nu mogelijk niet meer wordt ontvangen door de patiënten. Vervang door een E-zorg e-mailadres te gebruiken.
SMTP Authentication staat uit
De SMTP Authentication dient aan te staan om bijvoorbeeld te kunnen scannen naar mail of overige zaken welke gebruik maken van de SMTP. Jouw netwerkbeheerder kan de SMTP Authentication weer aanzetten d.m.v. het volgende commando binnen Exchange Powershell: Set-CASMailbox -identity emailapotheek -SmtpClientAuthenticationDisabled $false
SMS is verstuurd maar niet ontvangen door patiënt
Wanneer er problemen met sms ontvangen worden ervaren kan dit verschillende oorzaken hebben.
- Er is per ongeluk gebruik gemaakt van de mogelijkheid om het bericht later te verzenden
- De ontvanger was niet bereikbaar of had het toestel niet aan staan
- De inbox van de ontvanger is vol
- De ontvanger accepteert geen sms-berichten
- Je hebt mogelijk een verkeerd nummer ingevoerd
Keywords: Email en SMS tabblad - Email - Mailadres - e-mailadres - E-zorg - Mail - niet verstuurd - spf - record - domein - spam - SMS