In de voortgangsbalk van onderstaande video zijn hoofdstukken opgenomen, zodat je heel gemakkelijk per onderdeel door de video kunt navigeren. Ook kun je in de YouTube-speler rechts onderin drukken op 'CC' voor ondertiteling. 

In deze video leg ik je stap voor stap uit hoe je de Afhaalkastmodule van Recept Locatie naar eigen voorkeuren configureert. Met als doel dat je elk recept zo efficiënt mogelijk verwerkt op de meest prettige manier voor het apotheekteam. En daarnaast zo effectief mogelijk communiceert met de patiënt zodat hij niet meer naar de apotheek hoeft te bellen over de status van zijn recept. De Afhaalkastmodule is de basis van Recept Locatie en zorgt voor optimale logistieke receptgang en perfecte communicatie met de patiënt. Het is essentieel voor een georganiseerde en goed functionerende apotheek. Wil je weten hoe je de afhaalkast gebruikt? Check dan onze andere video. Oké, laten we beginnen!

Alle configuraties die we in deze video gaan doorlopen, kun je alleen vinden op de server van Recept Locatie. Navigeer hiervoor naar het linkermenu, druk op configuratie en vervolgens op het tabblad ‘Afhaalkast’. Indien je een configuratie wijzigt, dien je daarna altijd op ‘Toepassen’ en vervolgens ‘Opslaan’ te drukken. Hierna start Recept Locatie opnieuw op.

Kastindeling

Wat direct opvalt is de tabel met de kastindeling. Hier kun je invoeren hoeveel hoofdlocaties er in jouw Afhaalkast beschikbaar zijn. Elke hoofdlocatie wordt aangeduid met een letter en vervolgens een cijfer. Het maximumaantal vakjes per locatie is 999. Voorbeelden van een locatiecode is A024 of B145. Hoe accurater jij het aantal beschikbare locaties invoert en continu blijft bijwerken in deze tabel, des te beter kan Recept Locatie waarschuwingen en signalen geven, zoals bijvoorbeeld het aantal vrije vakken op Mijn Webscanner, wat resulteert in efficiëntere werkprocessen. Aan elke locatiecode kun je een berichtgeving koppelen. Dit kan een standaard bericht zijn die wij voor jou hebben geformuleerd of één die jij zelf op maat hebt gemaakt. In een andere video leg ik uit hoe je deze berichtgeving configureert. In de laatste kolom kun je aanvinken dat het om een koelkastlocatie gaat. Hierdoor weet Recept Locatie wanneer er een waarschuwing gegeven moet worden bij het plaatsen van een koelkastrecept op niet gekoelde locaties. Indien je gebruik maakt van 00-locaties, dien je altijd 999 in te voeren voor de betreffende locaties. Met een 00-locatie kiest Recept Locatie automatisch het eerstvolgende vrije vak voor jou en met 999 mogelijkheden zal je nooit tegen limieten oplopen.

Wil je een nieuwe locatie aanmaken? Klik dan bij de gewenste nieuwe locatie in de kolom ‘Aantal’ op het lege vakje of cijfer. Vul het aantal vakjes in en klik op OK. Koppel vervolgens de gewenste berichtgeving. 

Wil je een locatie niet meer in gebruik nemen? Klik dan ook op het ‘aantal’ veld, maar vul geen getal in, maar druk op annuleren. Je ziet dan een melding en druk op ‘OK’. Klik nu nogmaals op het ‘aantal’ veld, vul ‘0’ in en druk op het pijltje naar beneden op je toetsenbord.

Rechts van de tabel van de kastindeling zie je andere configuraties. Ik loop er stap voor stap met je doorheen. Let op: De functie ‘Barcode aanvulling’ is een oude functionaliteit en wordt niet meer gebruikt. Deze moet je dus overslaan. 

Bij het wijzigen/aanmaken van locaties dien je ook nieuwe barcodelabels te printen. Bekijk onze kennisbank voor de instructie.

Plaatsbevestiging

We springen dus direct door naar de volgende configuratie: de plaatsbevestiging. Hier kun je aangeven hoelang de melding van de plaatsbevestiging moet worden getoond na het scannen van een recept op een locatie. Door deze tijd aan te passen, kun je een optimale workflow creëren voor het apotheekteam. 

Medewerker

Bij ‘Medewerker’ stel je in dat er verplicht een assistentcode moet worden ingevuld bij het scannen van recepten in de afhaalkast en bezorgmodule. Het voordeel is dat je bij fouten of vragen weet wie er gescand heeft. Deze functie is optioneel. 

Tijdsweergave recepten

Bij ‘Tijdsweergave recepten’ kun je met een kleurindicatie aangeven hoe lang elk recept in de afhaalkast ligt. Dit kun je configureren in dagen. Dankzij de kleuren zie je in één oogopslag hoeveel recepten al langer in de Afhaalkast liggen en kun je hierop handelen door bijvoorbeeld de Afhaalkast op te ruimen.

Splitsen

Met ‘Splitsen’ kun je toestaan dat één recept op meerdere locaties geplaatst kan worden. Dit is handig als een deel van het recept in de koelkast moet worden geplaatst. Ook kun je daaronder toestaan dat één recept zowel geplaatst kan worden in de afhaalkast als in de Bezorgmodule. Dit is handig bijvoorbeeld wanneer een patiënt een deel van het recept alvast komt ophalen en de rest bezorgd wil hebben. 

Combineren

Met ‘Combineren’ kun je toestaan dat meerdere recepten op één locatie geplaatst kunnen worden. Dit is vooral handig voor recepten van dezelfde patiënt of hetzelfde woonadres. Indien je een melding wilt ontvangen wanneer een recept voor dezelfde patiënt of woonverband is, kun je dit activeren met de onderste twee vinkjes. Hierdoor worden recepten actief gecombineerd.  Let op: Ze staan of allebei uit of allebei aan, anders werkt het niet naar wens. 

Woonverband zoeken

Indien je recepten Actief Combineert, kun je met de functie ‘Woonverband zoeken’ bepalen of je deze recepten wilt combineren en tonen op basis van mensnummer, adres of beide. 

Mensnummer

Lever je medicatierollen? Zet dan een vinkje aan bij ‘Mensnummer toestaan als receptnummer’ om het scannen van deze rollen met een mensnummer mogelijk te maken. Een koppeling met een medicatierollenleverancier is hierbij wel vereist. Bekijk onze website welke koppelingen wij beschikbaar hebben en neem daarna contact op met onze servicedesk om deze te laten activeren.

Datum bij verplaatsen

Bij ‘Datum bij verplaatsen’ stel je in dat de plaatsingsdatum van het recept wordt aangepast wanneer het recept wordt verplaatst. Dit is bijvoorbeeld handig bij het opruimen van de afhaalkast omdat je dan werkt met de datum wanneer een recept voor het laatst is verplaatst i.p.v. de datum van eerste plaatsing.

Koelkastcontrole

Met de functie ‘koelkastcontrole’ geeft Recept Locatie een waarschuwing als een koelkastrecept niet op een koelkastlocatie wordt geplaatst. Deze koelkastindicatie wordt overgenomen uit het AIS. Superhandig, want als zo’n product te lang buiten de koelkast ligt, moet het de prullenbak in, en omdat het toch vaak dure producten betreft, is dat toch erg zonde.

Bezorging in Afhaalkast

De functie ‘Bezorging in Afhaalkast’ geeft een waarschuwing bij het scannen van een recept als het receptnummer een bezorgindicatie heeft vanuit het AIS. Dit voorkomt dat je per ongeluk bezorgrecepten in de Afhaalkast plaatst. Deze bezorgrecepten kun je trouwens ook automatisch aanmelden voor bezorging en leg ik je uit in de video over de Bezorgmodule. 

Autofilling

Wanneer je de functie ‘Autofilling’ activeert, worden de locaties S, T en U gebruikt als bijpakker-locatie voor de koppeling met Farmasort. 

Afsluiting

Oja, nog een tip van mij: controleer regelmatig of de configuraties nog up-to-date zijn en passen bij de huidige werkwijze van de apotheek en behoeften van de patiënt. Heb je hier hulp bij nodig? Neem dan contact op met de Servicedesk voor het technische configuraties of met je relatiemanager om af te stemmen welke configuraties passen bij het apotheekproces.

Nu weet je hoe je de apotheek efficiënt laat werken en communicatie via Recept Locatie professioneel en gepersonaliseerd houdt, voor tevreden patiënten en minder telefoontjes. Veel succes met het configureren van de afhaalkast!