In de voortgangsbalk van onderstaande video zijn hoofdstukken opgenomen, zodat je heel gemakkelijk per onderdeel door de video kunt navigeren. Ook kun je in de YouTube-speler rechts onderin drukken op 'CC' voor ondertiteling.

Waarom zelf teksten aanmaken en wijzigen?

Het correct configureren van teksten binnen Recept Locatie is cruciaal voor effectieve communicatie met patiënten. Door middel van geautomatiseerde berichten kun je patiënten tijdig informeren over de status van hun recept. Dit verhoogt de patiënttevredenheid én vermindert het aantal telefoontjes in de apotheek. Bovendien zorgt het configureren van gepersonaliseerde berichtteksten en herinneringen voor duidelijkheid en consistentie in de communicatie, wat uiteindelijk bijdraagt aan een positieve ervaring voor de patiënt. Laten we van start gaan!

Nieuw teksttype aanmaken

Open Recept Locatie  op de server, klik in het hoofdmenu op Configuratie en vervolgens het tabblad Teksten. In het overzicht ‘Teksten’ zie je alle beschikbare standaardteksten die wij al voor jou hebben geconfigureerd. Deze teksten koppel je uiteindelijk aan afhaalkastlocaties onder het tabblad ‘Afhaalkast’. Indien je deze teksten wilt wijzigen, selecteer je deze en kun je vervolgens wijzigingen toebrengen. Als je naast de standaardteksten, nieuwe afwijkende teksten wilt toevoegen, kun je die toevoegen. Ook kun je bestaande teksten verwijderen. We gaan nu een nieuwe afwijkende tekst toevoegen door op knop ‘Tekst toevoegen’ te drukken. Je krijgt nu de keuze uit 6 verschillende type teksten:

• Afwijkend afhaalbericht: dit teksttype kies je voor wanneer je voor specifieke afhaalkastlocaties in de apotheek een afwijkend bericht wilt versturen. Bijvoorbeeld voor een koelkastlocatie met de boodschap dat het recept koelkastartikelen bevat. Of voor een deelleveringlocatie met de boodschap dat het recept deels in bestelling is. 
• Afwijkend bezorgbericht bij aanmelding: dit teksttype kies je wanneer je een extra afwijkend bericht wilt versturen voor één of meerdere routes bij het aanmelden van een bezorgpakket. Bijvoorbeeld aan de route die bedoeld is voor een uitdeelpost of baxters. 
• Afwijkend bezorgbericht bij meenemen: dit teksttype kies je wanneer je een extra afwijkend bericht wilt versturen voor één of meerdere routes bij het meenemen van een bezorgpakket. Bijvoorbeeld aan de route die bedoeld is voor een uitdeelpost en huisarts met daar een tijdstip aan gekoppeld.
• Afwijkend bezorgbericht bij bezorgen: dit teksttype kies je wanneer je een extra afwijkend bericht wilt versturen voor één of meerdere routes bij het bezorgen van een bezorgpakket. Bijvoorbeeld aan een route die altijd wordt bezorgd aan de huisarts.
• Afwijkend sorteerbericht: dit teksttype is niet meer in gebruik en hoef je dus niet te kiezen.
• Afwijkend bezorgbericht aan een instellingen: dit teksttype is niet meer in gebruik en hoef je dus niet te kiezen.

Wil je dat direct een standaard tekst wordt gegenereerd, zodat je dat zelf niet hoeft te doen? Zet dan een vinkje bij ‘Standaardtekst als basis gebruiken’. Uiteraard kun je deze tekst alsnog aanpassen zodat het nog beter aansluit op de behoeften van de patiënt. Op onze kennisbank kun je voorbeeldteksten vinden.

Na het selecteren van één van deze berichttypes, wordt gevraagd om een interne naam voor deze tekst in te voeren. Typ dit in en druk op OK. Je ziet nu dat de nieuwe tekst is toegevoegd aan de tabel met tekstnaam, teksttype en herinnering. Deze herinnering betekent dat er na 5 dagen een herinneringsbericht wordt verstuurd. Dit aantal dagen kun je wijzigen bij ‘Herinnering’ en als je geen herinnering wilt versturen, zet je deze op 0.

Codes voor dynamische teksten

Door een tekst te selecteren ontvouwen zich meerdere velden aan de rechterkant. Aan de rechterkant zie je een overzicht van alle codes voor dynamische teksten waarmee je je tekst kunt personaliseren. Zo kun je bijvoorbeeld de patiëntnaam, de geboortedatum en het receptnummer genereren. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen is de code met percentagetekens kopiëren en plakken op de gewenste plek. Er zijn 3 codes voor dynamische teksten die je verder kunt personaliseren en kun je vinden onder ‘Overige teksten’.

• Bedragteksten: wanneer je deze toevoegt aan je tekst, wordt dit alleen getoond wanneer er kosten  openstaan voor het recept. Standaard staat ingesteld dat het bericht getoond wordt bij bedragen boven de 5 cent, maar je kunt dit geheel naar wens aanpassen. Je formuleer hier de e-mailtekst én sms-tekst.
• Eerste uitgifte: wanneer je deze toevoegt aan je tekst , wordt dit alleen getoond wanneer ten minste één medicijn voor het eerst wordt uitgegeven. Deze eerste uitgifte indicatie wordt overgenomen uit het AIS. Ook hier formuleer je de tekst voor e-mail en sms.
• Afsluiting: deze tekst fungeert als handtekening  zodat deze maar één keer hoeft te maken en kan alleen gebruikt worden voor e-mail. Het gebruik van website links, logo’s en afbeeldingen raad ik af, omdat een mail hierdoor sneller in de spambox belandt.

De code voor de dynamische tekst van Mijn Recept Locatie kun je alleen gebruiken wanneer je gebruik maakt van Mijn Recept Locatie,  het patiëntportaal waarop de patiënt inzicht heeft in de status van elke geneesmiddel in het recept en de levermethode kan wijzigen. Heb je hier interesse in? Neem dan contact op met jouw relatiemanager.

Teksten schrijven of wijzigen

Nu je weet hoe de dynamische teksten werken en hoe je deze configureert, kun je aan de slag met het schrijven van teksten. Zo heb je de mogelijkheid om een sms-tekst te schrijven, waarbij het aantal gebruikte tekens erboven wordt getoond. 1 sms-bericht bestaat uit maximaal 160 tekens, dus om de kosten te drukken adviseer ik om hier echt binnen te blijven. Dat betekent inclusief alle tekens die gebruikt worden bij het gebruik van een dynamische tekst. Bijvoorbeeld: de dynamische tekst %%NAAM%% heeft 8 tekens, maar wanneer deze eenmaal gevuld wordt met de naam van de patiënt, bijvoorbeeld Van Vollehoven, zijn dit er ineens 14. Zorg er dus voor dat je ruimschoots binnen deze 160 tekens blijft voor de sms-berichten. Wij adviseren binnen de 130 tekens te blijven. Dit moet ook geen probleem zijn, omdat een sms enkel bedoeld is voor kennisgeving. De toelichting kun je geven in de e-mail.

Laten we daarom nu kijken naar de mogelijkheden voor de e-mail. Zoals ik al zei ben je hier niet gelimiteerd aan een maximum aantal tekens. Ga daarom vooral aan de slag met de dynamische teksten om zo specifiek en persoonlijk mogelijk te communiceren naar de patiënt. Vergeet niet een onderwerpregel te schrijven. Het is in de e-mail mogelijk om de tekst dikgedrukt, cursief en onderstreept te maken. Dit doe je met de codes B, I en U en staan hierboven. 

Herinneringstekst

Indien je een herinnering verstuurt en je deze herinneringstekst wil laten afwijken, zet je een vinkje bij ‘Afwijkende herinneringstekst’. Vervolgens kun je onder het tabblad ‘Herinnering tekst’ jouw nieuwe herinneringsteksten gaan schrijven.

Vergeet na het toevoegen of aanpassen van je teksten niet op de knop ‘Wijzigingen opslaan’ te drukken. Vervolgens op toepassen én opslaan. Hierna start Recept Locatie opnieuw op.

Het gebruiken van een eigen logo bovenaan de mail raad ik met klem af, omdat de mail daardoor met grote waarschijnlijkheid in de spam-box van de patiënt belandt. Zorg er daarom voor dat je het vinkje uitzet.