In de voortgangsbalk van onderstaande video zijn hoofdstukken opgenomen, zodat je heel gemakkelijk per onderdeel door de video kunt navigeren. Ook kun je in de YouTube-speler rechts onderin drukken op 'CC' voor ondertiteling.
Het correct configureren van de e-mail- en SMS in Recept Locatie is essentieel voor effectieve communicatie met jouw patiënten. Door deze configuraties nauwkeurig af te stemmen, zorg je ervoor dat berichten tijdig en accuraat worden verstuurd, wat bijdraagt aan minder telefoontjes in de apotheek, een hogere patiënttevredenheid en een efficiënter werkproces in de apotheek.
Laten we van start gaan!
Algemeen
Bij elke statuswijziging van een recept, bijvoorbeeld wanneer je deze in de afhaalkast legt of aanmeldt voor bezorging, kun je met Recept Locatie hierover communiceren naar de patiënt. Als startpunt is het belangrijk om aan te geven via welk middel dit moet verlopen: alleen e-mail, alleen sms of beide. In het geval van beide, kun je aangeven om de berichten direct tegelijkertijd te versturen of de voorkeur te geven aan één van de twee2. Dus bijvoorbeeld eerst een e-mail versturen en als deze niet bekend is of niet werkt, dan pas een sms versturen. Alle e-mail en sms-berichten worden standaard verstuurd tussen half 8 ’s ochtends en half 7 ’s avonds.
Daaronder geef je aan of je deze berichten handmatig of automatisch wilt versturen. Ik adviseer om dit op automatisch te zetten. En of je direct een herinnering in wilt stellen voor een x aantal dagen. Deze herinnering wordt dan toegepast op alle teksten en kun je weer per individuele tekst aanpassen onder het tabblad ‘Teksten’.
Voorkom meerdere berichten per dag
Door een vinkje te zetten bij ‘Voorkom meerdere berichten per dag’ zorg je ervoor dat er per dag één afhaalbericht per 06-nummer of e-mailadres wordt verstuurd. Dit geldt alleen voor de afhaalkast. Je kunt hier de sms-kosten mee drukken, maar ik adviseer je om deze niet te activeren omdat de communicatie naar de patiënt wordt beperkt.
Verstuur berichten volgende ochtend
Door een vinkje te zetten bij ‘Verstuur berichten volgende ochtend’ zorg je ervoor dat het verzenden van alle berichten wordt uitgesteld tot de volgende ochtend om 8 uur ’s ochtends. Zo kan het op vrijdagmiddag druk zijn in de apotheek en komt het beter uit als de patiënt de volgende werkdag pas een uitnodiging ontvangt om de medicijnen op te halen.
Geen woonverband telefoonnummers
Door een vinkje te zetten bij ‘Geen woonverband telefoonnummers’ zorg je ervoor dat er geen telefoonnummers gebruikt worden die onder de woonverbandgegevens in het AIS bekend zijn. Om te voorkomen dat de informatie bij de verkeerde persoon terecht komt, adviseer ik om deze functie uit te schakelen.
Ook sms naar vaste telefoonnummer en Wachten op goedkeuring arts
De opties ‘ook sms naar vaste telefoonnummers’ en ‘wachten op goedkeuring arts’ zijn oude functionaliteiten, zijn inmiddels uitgefaseerd en werken niet meer. Deze mag je dus overslaan.
Berichten versturen in het weekend
Standaard verstuurt Recept Locatie berichten van maandag t/m vrijdag, maar je kunt ook aangeven dat deze op zaterdag en zondag verstuurd moeten worden. Dit kan handig zijn wanneer de apotheek ook in het weekend geopend is. Dit activeer je door een vinkje te zetten voor zaterdag en / of zondag.
Aanhef bericht aan kinderen
Je kunt instellen dat er voor kinderen onder een bepaalde leeftijd een afwijkende aanhef krijgen. Wanneer je hier een vinkje voor zet, wordt er een tekst toegevoegd in de aanhef, namelijk: ‘ouders/verzorgers van’. Daarnaast kun je aangeven tot welke leeftijd deze aanhef toegevoegd moet worden. Bijvoorbeeld tot hun 16de.
SMS instellingen
De verzendcode is onderdeel van de licentie en zorgt er onder andere voor dat wanneer je gebruik maakt van sms hier een unieke code voor wordt gebruikt bij de sms-gateway-provider. Deze verzendcode mag niet worden aangepast, anders worden de sms’jes niet verstuurd. De USB-dongle is een oude functionaliteit, is inmiddels uitgefaseerd en werkt niet meer. Deze kun je dus niet meer gebruiken.
De sms-berichten die Recept Locatie verstuurt vanuit de sms-gateway hebben geen 06-nummer als afzender, maar een zelf te bepalen naam van maximaal 11 tekens. Standaard staat deze naam ingesteld op ‘Uw Apotheek’, maar je kunt hier ook bijvoorbeeld de naam van jouw apotheek plaatsen.
Email instellingen
Nu zijn we aanbeland bij de technische configuraties voor het versturen van de e-mails welke al worden gevuld tijdens de implementatie van Recept Locatie. Bij ‘naam afzender’ vul je de naam in die wordt getoond als afzender van de e-mails. Bijvoorbeeld de naam van jouw apotheek. Bij ‘emailadres’ vul je het emailadres in dat gebruikt moet worden als afzender voor de e-mails. Indien dit e-mailadres wordt gehost via Ezorg, dien je een bijbehorend STMP server-adres en SMTP-poort in te vullen. In sommige gevallen dien je het wachtwoord en SSL te gebruiken. Deze gegevens kun je opvragen bij je netwerkbeheerder, zoals bijvoorbeeld Ezorg. Indien je van plan bent om deze velden te wijzigen, adviseer ik om contact op te nemen met Apotheek Partners om jou daarbij te begeleiden.
Proactief traceren
Door een vinkje te zetten voor ‘Proactief traceren inschakelen’ zijn recepten, inclusief patiëntgegevens, zichtbaar in Recept Locatie vanaf het moment van aanschrijven in het AIS waarbij ook de tijd van aanschrijven wordt vastgelegd. Dit is noodzakelijk voor een efficiënt werkproces, dus staat altijd aangevinkt. Let op: deze functionaliteit mag je nooit op eigen initiatief uitschakelen, omdat Recept Locatie hierdoor cruciale patiëntinformatie mist, maar ook voor de werking van koppelingen. Bij het ‘laatste recept’ kun je controleren of dit ook daadwerkelijk het laatste recept is dat je hebt aangeschreven in het AIS.
Door een vinkje te zetten bij ‘Bericht versturen na aanschrijven’ zorg je ervoor dat er direct een sms, mail of beide wordt verstuurd naar de patiënt wanneer je een recept aanschrijft.
Door een vinkje te zetten bij ‘automatisch bezorging aanmelden’ zorg je ervoor dat een recept met een bezorgindicatie in het AIS direct wordt aangemeld voor bezorging in Recept Locatie en dus in de Bezorgmodule wordt geplaatst.
Tot slot
Oja, nog een tip van mij: controleer regelmatig of de configuraties nog up-to-date zijn en passen bij de huidige werkwijze van de apotheek en behoeften van de patiënt. Heb je hier hulp bij nodig? Neem dan contact op met de Servicedesk voor het technische configuraties of met je relatiemanager om af te stemmen welke configuraties passen bij het apotheekproces.